Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

[Name der Klavierschule]
Vertreten durch: [Inhaber/in]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ] [Ort]
E-Mail: [E-Mail-Adresse]
Telefon: [Telefonnummer]

Datenschutzbeauftragte/r: [Name und Kontakt, falls benannt, sonst entfernen]

2. Wofür wir Daten verarbeiten

Wir verarbeiten Ihre Angaben, um Ihre Anmeldung zu einem Kurs zu bearbeiten, den Unterricht zu organisieren, Rechnungen zu stellen und Sie über Termine und Änderungen zu informieren. Dazu gehören:

• die Anmeldung und Platzvergabe, bei voller Auslastung die Aufnahme auf eine Warteliste,
• Kalendereinladungen (Datei im Anhang der E-Mail) sowie Terminänderungen und Absagen,
• Rechnungsstellung und Zahlungsabgleich,
• Anwesenheitsführung im Unterricht,
• Terminerinnerungen per E-Mail, soweit Sie diese nicht abgelehnt haben.

3. Welche Daten wir speichern

Teilnehmende Person: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Kundennummer, Kursbuchungen, Anwesenheit, Zahlungs- und Rechnungsdaten, Gutscheine und Rabatte, Notizen zur Anmeldung.

Erziehungsberechtigte (bei Minderjährigen): Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Beziehung zum Kind, gegebenenfalls abweichende Rechnungsanschrift.

Dokumente, die wir Ihnen zur Verfügung stellen oder von Ihnen erhalten, zum Beispiel Verträge oder Noten.

Bei der Online-Anmeldung zusätzlich: der Zeitpunkt Ihrer Zustimmung zur Datenschutzerklärung.

Schriftarten und externe Dienste: Die Schriftart wird von unserem eigenen Server ausgeliefert. Beim Aufruf der Seiten werden keine Daten an Google oder andere externe Anbieter übertragen.

Technische Daten: Beim Aufruf dieser Seite speichert der Server keine Nutzungsprofile. Ihre Anfrage wird für die Dauer der Verarbeitung im Server-Protokoll und in der Begrenzung gegen Missbrauch berücksichtigt (Ihre IP-Adresse wird dafür kurzzeitig im Arbeitsspeicher gehalten und nicht dauerhaft gespeichert). Die Anmeldeseite setzt keine Cookies. Der Browser speichert lediglich Ihre Wahl für das helle oder dunkle Farbschema lokal auf Ihrem Gerät.

4. Rechtsgrundlagen

• Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Anmeldung, Unterricht, Abrechnung.
• Rechtliche Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Aufbewahrung von Rechnungen und Buchungsbelegen.
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Schutz der Anmeldeseite vor Missbrauch, Ordnung im Kursbetrieb.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): dort, wo Sie ausdrücklich zustimmen, etwa für Mails außerhalb des Vertrages. Sie können eine Einwilligung jederzeit widerrufen.

Bei Kindern erfolgt die Anmeldung durch die Erziehungsberechtigten. Die Angaben zu Erziehungsberechtigten werden für Rechnungen und Kontakt verwendet.

5. Empfänger

Ihre Daten sind nur den Personen zugänglich, die die Kursverwaltung betreuen. Der Mailversand erfolgt über einen eigenen Mailserver, der ebenfalls in unserem Haushalt betrieben wird. Die Nachrichten werden von uns direkt an den Mailserver Ihres Anbieters übergeben (z. B. Gmail, GMX, Outlook), der sie anschließend zustellt. Dabei gelangen Empfängeradresse und Inhalt der Mail an den Anbieter Ihres Postfachs.

Die Verwaltung läuft auf einem eigenen Server in unserem Haushalt, nicht bei einem Cloud- oder Hosting-Dienstleister. Es gibt daher keine Auftragsverarbeiter für den Betrieb der Verwaltung oder den Mailversand. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, außer an die Postfachanbieter der Empfänger zur Zustellung.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nicht, außer wenn eine gesetzliche Pflicht besteht.

6. Speicherdauer

• Rechnungen und Buchungsbelege: 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind (gesetzliche Aufbewahrungspflicht).
• Anmeldedaten und Anwesenheit: [Frist eintragen, z. B. 2 Jahre nach Kursende], danach Löschung oder Anonymisierung, sofern keine Aufbewahrungspflicht besteht.
• Interessentenlisten: [Frist eintragen, z. B. 12 Monate], sofern Sie nicht vorher eine Anmeldung abgeschlossen haben.
• Anfragen der Online-Anmeldung, die nicht zustande kommen: [Frist eintragen].

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten Daten, auf Berichtigung unrichtiger Angaben, auf Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit und auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung, die auf berechtigtem Interesse beruht.

Wenn Sie eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die oben genannte Stelle. Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist [zuständige Aufsichtsbehörde eintragen].

8. Bereitstellung der Daten

Für die Anmeldung sind Vorname, Nachname, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse und Ihre Zustimmung zu dieser Erklärung erforderlich. Bei Erwachsenen ist außerdem die Telefonnummer erforderlich. Bei Minderjährigen sind Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer der Erziehungsberechtigten erforderlich, weil die Rechnungen an sie gehen. Ohne diese Angaben können wir die Anmeldung nicht bearbeiten.

8a. Schutz vor automatisierten Anmeldungen (Captcha)

Auf der Anmeldeseite setzen wir den Dienst Cloudflare Turnstile ein, um automatisierte Anmeldungen zu verhindern. Dabei werden technische Daten Ihres Browsers (z. B. IP-Adresse, Browserinformationen und Ihr Verhalten auf der Seite) an Cloudflare, Inc., USA übermittelt. Cloudflare verarbeitet diese Daten zur Prüfung, ob ein Mensch die Anfrage stellt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am Schutz der Anmeldeseite (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Übermittlung in die USA stützt sich auf die Zertifizierung von Cloudflare nach dem EU-US-Datenschutzrahmen beziehungsweise auf Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Cloudflare.

9. Keine automatisierten Entscheidungen

Wir treffen keine Entscheidungen allein auf Grundlage automatisierter Verarbeitung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise beeinträchtigen.

10. Speicherort und Datensicherheit

Alle Daten werden auf einem eigenen Server in unserem Haushalt gespeichert, nicht bei einem externen Dienst, einschließlich des Mailservers. Die Datenbank, die Dokumente und der Schlüssel zur Verschlüsselung liegen auf diesem Server. Sicherungskopien werden ebenfalls nur auf eigenen Datenträgern aufbewahrt.

Der Zugang zur Verwaltung ist mit Benutzername und Passwort geschützt, auf Wunsch zusätzlich mit einem zweiten Faktor. Passwörter werden nur verschlüsselt gespeichert, Zugangsdaten für den Mailversand ebenfalls. Die Datenübertragung erfolgt vollständig per SSL/TLS verschlüsselt. Die Verschlüsselung übernimmt ein vorgeschalteter Reverse Proxy.

Der Internetanschluss wird von der Deutschen Telekom AG bereitgestellt. Dieser kann technisch die Verbindungen sehen, aber keine Inhalte. Der Server ist von außen nur über den vorgeschalteten Reverse Proxy erreichbar, der die SSL/TLS-Verschlüsselung übernimmt.